Een onderwerp waar veel over te zeggen valt: Reageer je wel of niet op alle sollicitanten? Het kan natuurlijk veel werk zijn om op elke sollicitatie een reactie te geven, maar het advies is om het toch te doen. De voordelen wegen heel erg op tegen de mogelijke nadelen. Tegenargumenten zouden kunnen zijn: Het kost te veel tijd, je hebt er de middelen niet voor of het voelt als tijdverspilling als een kandidaat ongekwalificeerd is.
Aan het einde van dit blog geven we nog een paar handige tips die je kunt gebruiken om toch op elke sollicitatie een reactie te sturen, zonder last te hebben van deze nadelen.
Maar eerst, waarom moet je altijd reageren op een sollicitatie?
1. Respectvol
Sollicitanten steken soms een hoop werk in een sollicitatie. Ze hebben vaak ook een goede reden dat ze bij jou willen solliciteren. Je toont waardering en respect voor de gedane moeite en de interesse in jouw bedrijf wanneer je áltijd een reactie geeft op een sollicitatie. Tevens kan het ervoor zorgen dat de kandidaat minder stress ervaart. Werkzoekenden hebben vaak meerdere processen tegelijk lopen en dit kan stressvol zijn. Wanneer je tijdig reageert geef je ze meer zekerheid en daarmee rust.
2. Kandidaatervaring
Ook slecht nieuws kan je op verschillende manieren brengen. Een vriendelijke, informatieve afwijzing zal als iets positiefs onthouden worden. De kans dat een sollicitant het dan in de toekomst nog eens probeert of je bedrijf aanbeveelt bij een ander, is daarmee een stuk groter.
3. Talentenpool
Ook kan het natuurlijk zijn dat je de kandidaat wel interessant vindt, maar dat de baan waarop is gesolliciteerd niet passend is. Sla deze kandidaat op in je talentenpool, wellicht heb je later de perfecte baan voor hem of haar. Ook dan is het handig wanneer deze kandidaat een positieve associatie heeft met je bedrijf. Dat maakt de kans een stuk aannemelijker dat hij of zij bij je bedrijf wil komen werken.
4. Feedback
Wanneer je ook bij een afwijzing een inhoudelijke reactie stuurt laat je zien dat je voor kwaliteit gaat. Dat je niet voor de eerste de beste kandidaat gaat en dat je bereid bent om de kandidaat ook in zijn of haar professionele leven te helpen. Grote kans dat dit gewaardeerd wordt. Zeker als je het vergelijkt met geen reactie of hele kortaffe, automatische reactie.
5. Efficiëntie en transparantie
Wanneer je vlug en attent reageert, laat dit ook zien hoe je als bedrijf in elkaar steekt. Dat systemen op orde zijn, dat de communicatie goed is, en dat mensen met respect worden behandeld. Het kan natuurlijk geen kwaad om deze indruk achter te laten bij sollicitanten. Het gaat er wederom om dat je positief herinnerd wordt.
6. Kleinere kans op negatieve reacties
Reviews zijn tegenwoordig ontzettend belangrijk. De meeste kandidaten solliciteren niet zomaar, ze doen eerst online onderzoek naar het bedrijf. Jij wil er natuurlijk alles aan doen om te zorgen dat je werkgeverschap niet in een slecht daglicht komt te staan. Wanneer je niet reageert op een sollicitatie bestaat de kans dat je zo nu en dan negatieve reacties terugvindt op het internet. Voorkom dit door áltijd een reactie te sturen. Ironisch genoeg is de kans op negatieve reacties voor veel bedrijven juist een reden om niet te antwoorden. Maar het is altijd beter om dit toch wel te doen!
7. Goed voor je werkgeversmerk
Ja, daar heb je ‘m weer, je employer brand, ook wel werkgeversmerk. Alle vorige redenen verklappen het natuurlijk al: Altijd reageren op een sollicitatie draagt bij aan een beter imago als werkgever. Dus zelfs het reageren op sollicitaties heeft effect op je employer brand.
Hoe pak je dit dan aan?
Vind je het als werkgever nog lastig om op elke sollicitatie te reageren? Een paar tips om je op weg te helpen!
1. Wees transparant
Heb je veel sollicitaties te verwerken? En duurt het daardoor misschien wat langer voordat je kunt reageren? Leg dit dan uit. Je kan in je automatische ontvangstbevestiging hier al transparant over zijn. Hierdoor weet de kandidaat in ieder geval waar ie aan toe is.
2. Stel duidelijke criteria op
Als je van tevoren goed weet wat de minimale criteria zijn waar een kandidaat aan moet voldoen, versnelt dit het proces van werven. De persoon verantwoordelijk voor HR kan hierdoor sneller door de sollicitaties heen.
3. Standaard e-mails
Het is op zich helemaal niet erg om vooraf opgestelde mails te versturen. Je kan er natuurlijk meerdere maken. Voor verschillende situaties. Heeft een kandidaat niet de juiste ervaring? Stuur dan de bijbehorende afwijzingsbrief. Of maak een eenvoudig template die je alleen nog per persoon hoeft af te maken.
4. Plan het in
Erg cliché, maar plan je dag in. Zorg dat je op een vast moment de tijd neemt om niet passende kandidaten af te wijzen. Dit zorgt ervoor dat het al een stuk minder tijdrovend voelt dan wanneer je het steeds tussendoor doet.
5. Automatiseren
Komen sollicitaties bij jouw bedrijf nog binnen via e-mail? Het is eenvoudige dan je zou denken om het recruitment proces te automatiseren. Zelfs op kleine schaal. Je werving slimmer stroomlijnen kan onder andere met een ATS, een soort CRM systeem voor recruitment. Dit klinkt alsof het alleen voor grote bedrijven is, maar er zijn ook kleine, eenvoudige systemen voor wanneer je slechts 1 tot 3 vacatures open hebt staan. Een daarvan is Homerun. Een heel mooi, gebruiksvriendelijk systeem waar zelfs kleinere bedrijven hun werving heel professioneel mee kunnen maken. Zelfs wanneer er maar 1 iemand verantwoordelijk is voor HR en recruitment. Employin’ is partner van Homerun, dat betekent dat we jouw bedrijf kunnen helpen met de hele opzet én dat je 10% korting krijgt op elk pakket. Meer informatie vind je op de pagina Werken-bij websites.
6. Uitbesteden
Een laatste optie is natuurlijk uitbesteden. Niet de meest voor de hand liggende optie, en misschien ook niet de meest gewenste. Maar als er budget voor is, en je hebt intern niet genoeg capaciteit, kan dit natuurlijk een uitkomst zijn.
Ga je toch niet op elke sollicitatie reageren?
Uiteraard zijn we van mening dat je altijd zou moeten reageren op sollicitaties. Maar stel nou dat je er toch voor zou kiezen om dit niet te gaan doen, of nóg niet, overweeg dan om hier transparant over te zijn. In je automatische sollicitatiebevestiging heb je alle ruimte om uit te leggen hoe jouw sollicitatieproces eruit ziet. Hier zou je kunnen vermelden dat je door een zeer grote hoeveelheid sollicitaties je niet altijd in staat bent op elke sollicitatie te reageren. Je kunt hier ook een tijdslimiet aan geven. Bijvoorbeeld: “Heb je binnen een week niets gehoord? Dan kan je er vanuit gaan dat je niet in aanmerking komt voor de functie”. Nogmaals, niet ideaal, maar transparantie is al heel veel beter dan helemaal niks.
